Datenschutz.

Entwurf: Dieser Text ist noch nicht rechtlich geprüft. Er beschreibt, wie Kontor tatsächlich arbeitet, kann sich bis zur Prüfung aber noch ändern.

Verantwortlicher

Molzahn Software
Dr. Sven-Eric Molzahn
Lommelstr. 1
85101 Lenting
E-Mail: sven-eric@molzahn-software.de

Das gilt für diese Website und für dein Kontor-Konto. Für die Daten, die du in Kontor über deine Kunden verwaltest, bist du selbst verantwortlich; ich verarbeite sie in deinem Auftrag (siehe Inhalte in Kontor).

Das Wichtigste in Kürze

• Kontor läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Nürnberg. Dort liegen Datenbank, Dokumente und Sicherungen.
• Kontor setzt nur ein Cookie, das dich angemeldet hält. Keine Statistik, keine Werbung, kein Tracking.
• Schriften und alle anderen Dateien kommen vom eigenen Server, nicht von Google oder anderen Anbietern.
• E-Mails verschickt Kontor über das E-Mail-Konto, das du selbst einträgst.
• Nur im Tarif Premium gehen Inhalte an einen KI-Anbieter (Anthropic, USA). Bankverbindung und Steuernummer sind nie dabei.
• Ich verkaufe keine Daten und gebe sie an niemanden sonst weiter.

Hosting

Kontor läuft auf einem Server, den ich bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, miete. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Nürnberg (Deutschland). Hetzner verarbeitet die Daten in meinem Auftrag; mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Mehr in der Datenschutzerklärung von Hetzner.

Aufruf der Website und der App

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch zwingend deine IP-Adresse und die Angaben, die dein Browser mitschickt (aufgerufene Adresse, Zeitpunkt, Browser und Betriebssystem). Ohne diese Daten lässt sich die Seite nicht ausliefern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; mein berechtigtes Interesse ist ein sicherer und fehlerfreier Betrieb.

Ich speichere keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen. Kontor protokolliert für die Fehlersuche nur die aufgerufene Adresse, die Antwort und die Dauer. Diese Protokolle sind in der Größe begrenzt und werden laufend überschrieben.

Zugang anfragen und Kontakt per E-Mail

Wenn du mir schreibst, verarbeite ich deine Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Firma und den Inhalt der Nachricht), um deine Anfrage zu beantworten und dir gegebenenfalls einen Zugang einzurichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung des Vertrags), ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ich lösche die Nachrichten, wenn sie nicht mehr gebraucht werden und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Dein Kontor-Konto

Für dein Konto und die Personen, die du in deinem Mandanten anlegst, speichert Kontor:

• E-Mail-Adresse, Name und Rolle (Inhaber oder Mitglied),
• deine Passkeys: nur den öffentlichen Schlüssel und eine Kennung; der private Schlüssel verlässt dein Gerät nie,
• angemeldete Geräte und Browser: Bezeichnung (beim Browser die vom Browser gemeldete Kennung), Zeitpunkt der letzten Nutzung und Ablauf; die Sitzungstokens selbst nur als Prüfsumme,
• deine Unterschrift, wenn du eine zeichnest (die Striche, aus denen Kontor das Bild für den Brief erzeugt),
• ein Änderungsprotokoll: wer wann ein Dokument freigegeben, versendet oder geändert hat.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten bleiben gespeichert, solange das Konto besteht. Das Änderungsprotokoll gehört zu den Unterlagen deines Unternehmens und bleibt erhalten, solange die zugehörigen Dokumente aufbewahrt werden.

Zeichnest du die Unterschrift am Telefon, öffnest du dafür einen Link, der 15 Minuten gilt und keine Anmeldung braucht. Übertragen werden nur die Striche.

Inhalte in Kontor (Auftragsverarbeitung)

Was du in Kontor anlegst, gehört dir: Kunden und Ansprechpartner, Angebote, Rechnungen, Verträge, Leistungen, Anlagen und was andere Systeme über die Abrechnungsschnittstelle melden. Für diese Daten bist du Verantwortlicher; ich verarbeite sie nur in deinem Auftrag und nach deinen Weisungen. Die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Festgeschriebene Dokumente legt Kontor unveränderbar ab, damit du die Aufbewahrungspflichten nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch erfüllen kannst. Löschen lassen sie sich nur über den Gefahrenbereich in den Einstellungen oder mit dem Ende deines Vertrags.

Versand per E-Mail

Verschickst du ein Dokument aus Kontor, geht die Nachricht über das E-Mail-Konto (SMTP), das du in den Einstellungen einträgst. Empfänger, Betreff, Text und Anhänge übermittelt Kontor an deinen E-Mail-Anbieter, der sie zustellt. Für diesen Anbieter gelten dessen Bedingungen; du wählst ihn selbst. Kontor legt die versendete Nachricht unverändert mit ab, damit nachvollziehbar bleibt, was wann an wen ging. Das Passwort deines E-Mail-Kontos speichert Kontor verschlüsselt und zeigt es nie wieder an.

KI im Tarif Premium

Im Tarif Basis geht nichts an einen KI-Anbieter. Im Tarif Premium kannst du Angebote und Rechnungen im Gespräch mitClaude anlegen, einem Sprachmodell der Anthropic, PBC, San Francisco, USA.

Nur wenn du ein Gespräch führst, übermittelt Kontor dafür an Anthropic:

• was du im Gespräch schreibst, und die bisherigen Nachrichten des Gesprächs,
• das Dokument, das du gerade bearbeitest,
• Daten, die Claude für den Entwurf nachschlägt: Kunden (Name, Anschrift, Ansprechpartner, Notizen), Leistungen und Preise, frühere Dokumente, Verträge, Textbausteine und Umsatzübersichten,
• Grunddaten deines Unternehmens: Name, Inhaber, Steuermodus, Zahlungsziel, Nummernformate und deine Schreibregeln.

Bankverbindung, Steuernummer und Unterschrift sieht Claude nie. Claude legt Entwürfe an und ändert sie, gibt aber nichts frei, versendet nichts und markiert nichts als bezahlt.

Anthropic verarbeitet die Daten in den USA, also außerhalb der EU. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Anthropic verwendet die Inhalte nach seinen Bedingungen für kommerzielle Kunden nicht zum Training seiner Modelle. Wie lange Anthropic die Daten aufbewahrt, steht in der Datenschutzerklärung von Anthropic.

Rechtsgrundlage für dein eigenes Konto ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Daten deiner Kunden ist AnthropicUnterauftragsverarbeiter nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Verbindest du über den MCP-Zugang einen eigenen KI-Client (zum Beispiel Claude Code), gehen die abgerufenen Daten an den Anbieter dieses Clients; das liegt dann in deiner Verantwortung.

Cookies

Kontor setzt nur ein technisch notwendiges Cookie, das dich angemeldet hält. Einzelheiten stehen unterCookies.

Empfänger

• Hetzner Online GmbH als Hoster (alle Tarife),
• dein E-Mail-Anbieter, wenn du aus Kontor versendest,
• Anthropic, PBC, nur im Tarif Premium und nur für Gespräche.

Darüber hinaus gebe ich Daten nur weiter, wenn ein Gesetz mich dazu verpflichtet.

Sicherungen

Datenbank und Dokumentablage werden täglich gesichert. Die Sicherungen liegen auf dem Server in Nürnberg und werden nach 14 Tagen gelöscht. Gelöschte Daten verschwinden spätestens dann auch aus den Sicherungen.

Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf

• Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO).

Dafür genügt eine formlose Nachricht an sven-eric@molzahn-software.de. Bist du Kunde eines Kontor-Nutzers, wende dich an diesen; er ist für deine Daten verantwortlich.

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht,Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

Keine Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Du bist nicht verpflichtet, mir personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne E-Mail-Adresse und Passkey kann ich dir allerdings keinen Zugang einrichten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt; auch Claudeentscheidet nichts über dich, sondern schreibt Entwürfe, die du prüfst.

Stand: November 2026