Auftragsverarbeitung.

Entwurf: Dieser Text ist noch nicht rechtlich geprüft. Er beschreibt, wie Kontor tatsächlich arbeitet, kann sich bis zur Prüfung aber noch ändern.

1. Parteien und Gegenstand

1. Dieser Vertrag gilt zwischen dem Kunden als Verantwortlichem („Auftraggeber“) und Molzahn Software, Dr. Sven-Eric Molzahn,Lommelstr. 1, 85101 Lenting als Auftragsverarbeiter („Auftragnehmer“). Er ist Bestandteil des Nutzungsvertrags nach den AGB.
2. Gegenstand ist die Bereitstellung von Kontor, einer Software für Angebote, Rechnungen, Verträge und deren Versand. Dabei verarbeitet der Auftragnehmer personenbezogene Daten, die der Auftraggeber in Kontor eingibt oder über Anbindungen meldet.
3. Der Vertrag läuft so lange wie der Nutzungsvertrag und darüber hinaus, bis alle Daten nach Ziffer 11 gelöscht sind.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Speichern, Ordnen, Anzeigen und Auswerten (zum Beispiel Summen und Fristen); Erstellen und Festschreiben von Dokumenten als PDF und E-Rechnung; Versand über das E-Mail-Konto des Auftraggebers; Sicherung. Im Tarif Premium zusätzlich die Übermittlung an ein Sprachmodell, um auf Anweisung des Auftraggebers Entwürfe zu erstellen.

3. Art der Daten und betroffene Personen

• Daten: Namen und Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail, Telefon), Kunden- und Vertragsdaten, Leistungen, Preise, Zeiträume und Beträge, Inhalte von Dokumenten, Anlagen und Zusatzfeldern, versendete E-Mails, von Anbindungen gemeldete Posten (zum Beispiel Teilnehmerlisten), Nutzerdaten (Name, E-Mail, Unterschrift, Änderungsprotokoll).
• Betroffene: Kunden und Interessenten des Auftraggebers und deren Ansprechpartner, Beschäftigte und Beauftragte des Auftraggebers, die Kontor nutzen, sowie Dritte, die in gemeldeten Posten oder Dokumenten genannt sind.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht Gegenstand der Verarbeitung.

4. Weisungen

1. Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers. Weisungen sind dieser Vertrag, der Nutzungsvertrag und die Nutzung der Funktionen von Kontor durch den Auftraggeber; weitere Weisungen erteilt er in Textform.
2. Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Auftraggeber unverzüglich darauf hin. Gesetzliche Pflichten zur Verarbeitung (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO) bleiben unberührt.

5. Vertraulichkeit

Der Auftragnehmer setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Derzeit verarbeitet ausschließlich der Inhaber selbst die Daten.

6. Sicherheit der Verarbeitung

Der Auftragnehmer trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO aus Anlage 1. Er darf sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

7. Unterauftragsverarbeiter

1. Der Auftraggeber genehmigt die Unterauftragsverarbeiter aus Anlage 2. Der Auftragnehmer verpflichtet sie vertraglich auf gleichwertige Datenschutzpflichten.
2. Neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter kündigt der Auftragnehmer mindestens vier Wochen vorher in Textform an. Der Auftraggeber kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; ist keine Einigung möglich, kann jede Seite den Nutzungsvertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

8. Ort der Verarbeitung

Die Daten werden in Deutschland verarbeitet (Nürnberg). Nur im Tarif Premium und nur für Gespräche werden Daten an Anthropic, PBC in den USA übermittelt, auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

9. Unterstützung des Auftraggebers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber mit geeigneten Maßnahmen bei Anfragen betroffener Personen (Art. 12 bis 23 DSGVO), bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen von Datenschutzverletzungen, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherigen Konsultationen (Art. 32 bis 36 DSGVO). Anfragen Betroffener, die beim Auftragnehmer eingehen, leitet er unverzüglich weiter.

10. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Der Auftragnehmer meldet dem Auftraggeber eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens 48 Stunden nachdem er davon Kenntnis erlangt hat, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit sie ihm vorliegen.

11. Rückgabe und Löschung

Nach Ende des Nutzungsvertrags stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber seine Daten auf Verlangen nach § 9 der AGB bereit und löscht sie spätestens 30 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht. Sicherungen werden mit ihrer regulären Löschung nach 14 Tagen bereinigt. Auf Verlangen bestätigt der Auftragnehmer die Löschung in Textform.

12. Nachweise und Kontrollen

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten aus Art. 28 DSGVO nötig sind, und ermöglicht Überprüfungen, auch vor Ort. Vor-Ort-Prüfungen sind mit angemessener Frist anzukündigen, finden zu üblichen Geschäftszeiten statt und dürfen den Betrieb nicht unverhältnismäßig stören.

13. Haftung

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Regelungen der AGB.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

Zutrittskontrolle

• Der Server steht in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Nürnberg. Zutritt, Videoüberwachung und Zugangskontrolle zum Gebäude regelt Hetzner.

Zugangskontrolle

• Anmeldung in Kontor nur mit Passkeys (WebAuthn); es gibt keine Passwörter, die erraten oder abgegriffen werden können.
• Sitzungs- und Gerätetoken werden nur als Prüfsumme gespeichert; Browser-Sitzungen laufen nach 30 Tagen ab, jedes Gerät lässt sich einzeln widerrufen.
• Zugriff auf den Server nur per SSH-Schlüssel: für den Anbieter und seine automatische Auslieferung neuer Versionen.

Zugriffskontrolle

• Jede Abfrage ist an den Mandanten des angemeldeten Nutzers gebunden; Daten anderer Mandanten sind nicht erreichbar.
• Rollen Inhaber und Mitglied; endgültiges Löschen von Daten nur durch den Inhaber, mit Bestätigung.
• Die Datenbank ist nur im internen Netz des Servers erreichbar, nicht aus dem Internet.

Weitergabekontrolle

• Alle Verbindungen zu Kontor laufen verschlüsselt über HTTPS (HSTS).
• Versand über das SMTP-Konto des Kunden mit TLS oder STARTTLS; dessen Passwort wird mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.
• Im Tarif Basis werden keine Daten an einen KI-Anbieter übermittelt. Auch im Tarif Premium erhält Claude nie Bankverbindung, Steuernummer oder Unterschrift.

Eingabekontrolle und Integrität

• Ein Änderungsprotokoll hält fest, wer wann Dokumente freigegeben, versendet oder geändert hat; die Datenbank lässt es nur ergänzen, nicht ändern.
• Festgeschriebene Dokumente, ihre Dateien und versendete E-Mails sind per Datenbank-Trigger gegen Änderung und Löschung gesperrt und mit SHA-256 gesichert.

Verfügbarkeitskontrolle

• Tägliche Sicherung von Datenbank und Dokumentablage, 14 Tage aufbewahrt.
• Die Dienste starten nach einem Ausfall automatisch neu; jede neue Version wird vor dem Ausrollen automatisch getestet.

Trennung und Datensparsamkeit

• Entwicklung und Tests laufen mit eigenen Datenbanken und Beispieldaten, nie mit Kundendaten.
• Keine Tracking- oder Statistikdienste, keine Inhalte von Dritten; Schriften und Dateien kommen vom eigenen Server.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Den E-Mail-Versand wickelt das SMTP-Konto ab, das der Auftraggeber selbst einträgt. Dessen Anbieter wählt der Auftraggeber; er ist kein Unterauftragsverarbeiter des Auftragnehmers.

Stand: November 2026